Come scegliere la stampante o il multifunzione giusti

1. Che documenti voglio stampare?

Cercate di capire cosa serve esattamente alla vostra azienda. Dovete stampare lettere, documenti contabili, documenti complessi come relazioni e manuali, documenti di marketing, opuscoli e cataloghi, grafici, illustrazioni e fotografie?

2. Voglio solamente stampare? O voglio anche copiare, scansire documenti da archiviare o magari documenti da inviare direttamente via mail? Voglio inviare anche fax?

Se volete fare tutto ciò, vi serve una stampante multifunzione. Una multifunzione può diventare una risorsa molto importante nella gestione dei vostri flussi di lavoro e se scelta con criterio, potrà arricchire di nuove potenzialità la vostra organizzazione. Valutate quindi che una multifunzione può ottimizzare i costi di stampa, copia e scansione, ma può anche rafforzare e migliorare la gestione delle risorse e potenziare l’efficienza complessiva della vostra azienda.

3. Voglio stampare solo in bianco e nero o anche a colori?

Stampare una fattura in bianco e nero o a colori è un fatto di leggibilità o se volete di immagine aziendale. Stampare una brochure o un documento di marketing in bianco e nero sarebbe invece impensabile.

4. Che qualità di stampa è richiesta?

Questa esigenza è direttamente correlata al tipo di documenti che si intendono stampare. Un fotografo vorrà la massima qualità di stampa, la qualità appunto fotografica, un editore vorrà una qualità tipografica, per valutare le bozze di una rivista, un ufficio invece avrà la necessità di bilanciare le proprie esigenze di qualità con un costo copia ragionevole, tenuto conto dei volumi di stampa complessivi.

5. Voglio stampare solo in formato A4 o anche in formati maggiori, per esempio A3 o ancora più grandi?

La differenza è sostanziale sia in termini di costo d’acquisto, sia in termini di risultati e versatilità d’utilizzo.
Significa poter stampare brochure, booklet, banner, senza contare che per avere un documento A4 pieno, ossia al vivo, è necessario stamparlo su un foglio formato A3.

6. Quante copie stamperò?

Questa è la domanda chiave! Perché il costo iniziale dell’hardware non è l’unico elemento da considerare. Vanno valutati altri aspetti, in particolare il costo dei materiali e dell’assistenza. Nel caso delle stampanti a getto d’inchiostro, il prezzo d’acquisto è basso ma il costo e la durata delle cartucce in genere si rivela complessivamente molto più caro del previsto. Viceversa le stampanti o multifunzione laser, sono più costose all’acquisto, ma hanno un costo copia decisamente inferiore. In genere vale la regola che minore è il costo d’acquisto dell’apparecchiatura, maggiore è il costo copia.

Di conseguenza dovrete valutare il costo complessivo delle stampe che si compone di costo d’acquisto dell’apparecchiatura, materiali di consumo utilizzati e assistenza e manutenzione. I costi diretti e indiretti possono poi aumentare ulteriormente nel caso di quei dispositivi di uso e manutenzione più complessi, poco affidabili o a cui mancano le funzionalità e le capacità per produrre un output in modo efficiente ed efficace.

Non avete idea di quante pagine stampate?
Un suggerimento: controllate quante risme di carta acquistate periodicamente per valutare correttamente i vostri volumi medi di stampa.

Approfondisci scaricando il documento alla fine all’articolo.

• Stamperò pochi documenti diversi ciascuno in poche copie?
• Stamperò molti documenti ciascuno diversi in poche copie?
• Stamperò prevalentemente documenti uguali in molte copie?

7. Condividerò l’apparecchiatura con altri utenti?

Molto probabilmente sì. In questo caso il dispositivo deve offrire funzionalità di rete. Di che tipologia? Con che velocità? Ecco cosa non va trascurato su questo tema chiave:

• Quanti utenti la condivideranno? Il dispositivo è in grado si supportare il carico di lavoro complessivo generato da tutti gli utenti collegati?
• È disponibile una rete interna Ethernet, oppure desidero collegarmi in WI-FI? È presente sul dispositivo tale funzionalità? O forse è solo opzionale? E offre un livello di protezione adeguato alla vostra rete aziendale?

8. Stamperò solo da computer con sistema operativo Microsoft Windows?

E quale versione/i di Windows? Oppure ci sono anche Macintosh e quindi devo stampare anche da Apple MacOS? Mi servirà un’apparecchiatura dotata di PostScript?
Sono disponibili i cosiddetti driver di stampa per tutti i sistemi operativi che utilizzo?

9. Devo stampare anche da dispositivi mobili quali tablet o cellulari?

È prevista questa funzione sul dispositivo? Attraverso quali protocolli? Da dispositivi sia Android sia iOS?

10. Mi servono altre funzioni specifiche?

Informatevi sul software e su tutte le soluzioni disponibili. Verificate quali sono i software, le cosiddette APP, e le soluzioni offerte direttamente dal produttore o da terze parti. Le stampanti multifunzione in particolare, con le loro capacità di scansione avanzate, possono aiutarvi a snellire i processi ripetitivi e massivi, oltre che a organizzare, modificare e archiviare elettronicamente i documenti cartacei.